Tietosuojaseloste

 1. Rekisterinpitäjä

Tekstiilikulttuuriseura ry, tekstiiilikulttuuriseura@gmail.com

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Rekisteriä koskevissa asioissa voi olla yhteydessä jäsenrekisterin ylläpidosta vastaavaan hallituksen jäseneen, joka tällä kaudella on Seija-Sisko Mustonen. Yhteyshenkilön tavoittaa yhdistyksen sähköpostiosoitteen tekstiiilikulttuuriseura@gmail.com kautta.

3. Rekisterin nimi

Tekstiilikulttuuriseura ry:n jäsenrekisteri

4. Rekisteröidyt

Rekisteri koostuu yhdistyksen jäsenistä. Yhdistyksen jäseniä ovat varsinaiset jäsenet (henkilö tai yhteisö) sekä kunniajäsenet.

5. Rekisterin pitämisen ja henkilötietojen käsittelyn perusteet ja käyttötarkoitus

Yhdistyksen jäsenrekisterin ylläpitäminen on lakisääteinen velvolisuus. Tietojen käsittelyn perusteena on näinollen lakiin perustuva velvoite

Lain vaatimien minimitietojen lisäksi henkilötietoja saatetaan kerätä jäsenviestintää, tapahtumajärjestelyjä sekä yhdistyksen toiminnan kehittämiseksi toteutettuja jäsentutkimuksia varten. Näihin käyttötarkoituksiin liittyen tietoja kerätään perustuen henkilön antamaan suostumukseen.

6. Käsiteltävät henkilötiedot

Henkilörekisteriin voidaan kerätä seuraavia tietoja:

• nimi
• kotipaikka
• yhteystiedot: sähköpostiosoite, puhelinnumero, osoite
• tieto työelämästatuksesta (esi opiskelija, eläkeläinen, työtön) jäsenmaksun määräämistä varten
• ruokavaliotiedot tapahtumailmoittautumisten yhteydessä
• tieto osallistumisesta tapahtumaan
• evästetietoja
• valokuvia

7. Säännönmukaiset tietolähteet

Pääasiallinen tietolähde on jäsenen itsensä antamat tiedot jäseneksi liittyessä tai esim tapahtumailmoittautumisen yhteydessä. Lisäksi tietoja saatetaan kerätä sähköpostiohjelmiston avulla (viestin avaaminen tai klikkaukset) tai yhdistyksen verkkosivujen evästeiden kautta.

8. Tietojen luovutus ja siirtäminen

Yhdistys ei lähtökohtaisesti luovuta henkilötietoja kolmansille osapuolille.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa henkilön suostumuksella, mikäli se on välttämätöntä esim yksittäistä tapahtumaa järjestettäessä ulkopuolisen organisaation tiloissa. Luovutetut henkilötiedot pyritään tällöin minimoimaan ja tiedot pyydetään tuhoamaan välittömästi kun niihin ei enää ole tarvetta.

Tietoja ei luovuteta EU/ETA-talousalueen ulkopuolellle

9. Tietojen suojaus

Jäsenrekisteriä säilytetään muistitikulla lukitussa kaapissa. Tapahtumailmoittautumisista ja stipendihakemuksista kertyvät henkilötiedot tallentuvat salasanasuojatulle (2FA) Google Drivelle sekä sähköpostiohjelmistoon, joihin on pääsy ainoastaan tietoja tarvitseville. Pääsääntöisesti henkilötietoihin on pääsy ainoastaan yhdistyksen hallituksen jäsenillä, ellei esim tapahtumajärjestelyihin liittyen tule tarpeelliseksi luovuttaa osallistujalistaa järjestävälle taholle.

10. Tietojen käsittelyn kesto

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin jäsenyys yhdistyksessä on voimassa. Kun henkilö eroaa, myös hänen tietonsa poistetaan jäsenrekisteristä viipymättä, käytännössä rekisteristä eroamisvuoden toiminnantarkastuksen hyväksymisen jälkeen.

Tapahtumailmoittautumisiin liittyen nimet poistetaan tapahtuman jälkeen, vain osallistujien lukumäärä tallennetaan tapahtumakohtaisesti. Stipendihakemuksia säilytetään kolmen vuoden ajan.

Yhdistyksen historian dokumentoimiseksi säilytetään rajattu määrä henkilötietoa sisältävää materiaalia, jonka hallitus on todennut historian kannalta olennaiseksi. Tämä sisältää esim edellisten hallitusten nimet, stipendinsaajien nimet sekä valokuvia joista voi tunnistaa yhdistyksen jäseniä. Tietoja säilytetään kunnes ne siirretään pysyvään historiikkiin tai muuhun kulttuurihistorialliseen kokoelmaan.

11. Tietojen käsittelijät

Henkilötietoja käsittelevät yhdistyksen hallituksen jäsenet.

Voimme ulkoistaa henkilötietojen käsittelyn osittain kolmannelle osapuolelle, jolloin takaamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti.

12. Automaattinen päätöksenteko ja profilointi

Yhdistys ei käytä automaattista päätöksentekoa tai profilointia.

13. Rekisteröityjen oikeudet

Jokaisella rekisteröidyllä on tietojensa käsittelyä koskeva:

• Tarkastusoikeus eli oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut henkilötiedot. Jos tiedoissa ilmenee virheellisyyksiä tai puutteita, voi rekisteröity pyytää korjaamaan tai täydentämään tiedot oikeiksi.
• Vastustamisoikeus eli oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä, mikäli rekisteröity kokee, että henkilötietoja on käsitelty lainvastaisesti tai ilman asianmukaista oikeutta.
• Poisto-oikeus eli oikeus pyytää poistamaan rekisteriin tallennettuja tietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus rajoittaa tietojen käsittelyä.
• Tiedonsiirto-oikeus eli oikeus siirtää tietojaan järjestelmästä toiseen.
• Valitusoikeus eli oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsitelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä.

Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista tai poistoa koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Mikäli rekisterinpitäjä ei suostu rekisteröidyn vaatimuksiin, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistuksi.

14. Yhteydenotot

Jäsenrekisteriin rekisteröidyt voivat tarvittaessa lähestyä rekisterinpitäjää sähköpostitse osoitteessa tekstiiilikulttuuriseura@gmail.com, tai yksittäisen hallituksen jäsen kautta, joka ohjaa yhteydenotot koko hallitukselle.

15. Muutokset tietosuojaselosteessa

Muutoksista tietosuojaselosteeseen tiedotetaan tämän dokumentin versiohistoriassa.

Mahdollisista merkittävistä muutoksista tietosuojaselosteessa tiedotetaan lisäksi yhdistyksen jäsenkirjeissä sekä yhdistyksen kokouksissa.

______

Versiohistoria

Ei muutoksia ensimmäisen julkaisun 14.8.2024 jälkeen.